こんにちは
ウメユキです。
会社で働いていると、多忙のために残業を繰り返す毎日を送っている人も多くいると思います。
周りの友達はアフターファイブを満喫しているのに、なんで自分だけと悲観的に思うことも。
また、残業することが当たり前になっていて、定時退社しようとすると何となく帰りにくい空気だったり、なんで帰るの!?雰囲気だったりを感じていませんか？
働き方改革等の影響で残業は良くないという風潮がここ数年で高まってきたように思いますが、中小企業や大企業の中でも「成果も出していないのに定時退社ってどうなの？」と思られたり、冷ややかな視線を感じたりすることが未だににあるんじゃないでしょうか。
今回は、なぜついつい残業をしてしまうのか？という要因と、残業を減らしてプライベートを充実させる６個の方法をご紹介します！
日本の残業時間の実態
ビジネスパーソン15,000人に聞いた、1カ月あたりの平均残業時間は24.9時間でした。これは1カ月の出勤を20日間とした場合、1日あたり平均約1時間15分の残業をしている計算になります。
(参照 : doda 残業時間ランキング2019 【15,000人調査】)
もちろん雇用形態や時期によって残業時間の大小は発生しますが、職種別に見ると以下が最も平均残業時間が多い・少ない仕事となります。
【最も平均残業時間が多い職種】
- 設備施工管理 41.6時間
- 建築施工管理 36.7時間
- 食品/消費財メーカー 35.9時間
【最も平均残業時間が少ない職種】
- 美容関連職 10.3時間
- 営業事務・営業アシスタント 11.1時間
- 生産・製造・プロセス開発(医療系) 11.4時間
東京オリンピックの建設ラッシュで建設工期を間に合わすために残業時間が増えたことが、設備施工管理や建築施工管理が上位にランクインした要因だと考えられます。
また営業事務やアシスタント職は、比較的残業時間が少ない職種だということがわかります。
世界の平均労働時間
では日本は世界と比べて労働時間が長いのかどうかを見ていきましょう。
※世界の労働時間ランキング(参照 : OECD統計ベース)
意外なことに日本の平均労働時間は世界の主要国と比較しても、高くない数字となっています。
しかし、この数値は子育てのために短時間で働く人もの労働時間も含まれていて、逆にサービス残業等の記録上残らない労働時間は含まれていません。
このため、短時間労働者を除いた男性だけで各国と比較すると、全体の労働時間１位のメキシコと抜いて日本が世界No.1になるという統計があります。
短時間労働者含めた全体で見ると、他と比べてそこまで労働時間が多いわけではありませんが、短時間労働者を除いた男性だけで見ると、やはり諸外国と比べて日本は働きすぎだと言えます。
残業が発生する主な要因
ここからは会社で働くうえで、仕事が多忙という理由以外になぜ残業が発生してしまうのか？
その主な原因を挙げていきます。
生活残業
生活残業とは基本給だけでは生活がギリギリだからといって、少しでも残業をして毎月の給料を多く貰おうとする残業を意味します。
残業するほどの仕事が無いのに生活費のため残業を行う社員が周りにいても、自分の部下でない限りは無視して問題無と思います。その人の歩調に合わせて仕事をして毎日残業を行うと、仕事量や内容をきちんと理解して仕事の成果に対して評価をする上司であれば、毎日残業する従業員には仕事が遅い・できないという評価を付ける事になるでしょう。
自分が生活残業をしているという人は仕事が遅い・できないというレッテルを貼られて、基本給が下がってしまう前に、生活残業は控えることをおススメします。
同調圧力残業
同調圧力残業とは周りの同僚が定時時間後もせっせと働いている状況で、自分一人帰りにくい雰囲気のために、無駄に残業を行ってしまうことを言います。
具体的な例として、周りと比べて自分だけあまり成果が上げられていない場合、周りは残業して成果を上げているのに、成果を上げられていない自分だけが早く帰ることに罪悪感を感じてしまい、ついつい残業をしてしまうことが挙げられます。
この場合、周りが残業しているからという理由で残業を行ってしまっているパターンが多いため、残業をすることで営業成績といった成果が得られる訳ではないことを理解しましょう。
本当に成果を得たいのであれば、なんとなく周りに合わせて残業をするのではなく、成果を上げるために何が必要なのかを考えることに時間を使いましょう。
残業時間以外のところで出来てしまうことだと思います。
付き合い残業
同調圧力残業と似ている部分がありますが、上司や同僚が残業していると自分だけ帰るのが申し訳なく、ついつい付き合って残業をしてしまうことを指します。
これが常態化すると、上司や同僚が仕事が終わるまで帰れなくなってしまい、自分の意志ではなく周りの雰囲気で帰宅時間が決まるといった周りに依存する働き方を作ってしまいます。そんなことするなんてありえないと思う人もいるかもしれませんが、実際に会社や部署によって雰囲気がガラリと変わるので、知らず知らずうちに周りに合わせて残業してしまっているというケースも少なくありません。
残業は人に合わせるのではなく、仕事の緊急性や重要性によって行うべきものだということは忘れないでください。
ダラダラ残業 (成り行き任せ)
勤務時間中に計画性の無い順序で仕事を行い、気が向くままにあっちの仕事をしたり、こっちの仕事をしたり、または休憩に入ったりと成り行き任せで仕事をした結果、定時時間内に仕事が終わらず仕事を間延びさせて、文字通りダラダラと残業してしまうことを言います。
スケジュールの計画性が無いために、仕事にメリハリを付けることが出来ず、いざ本当に集中して仕事をしないといけない場面になっても、ダラダラと仕事をしてしまう癖がついてしまっていて、仕事が納期通りに終わらせられないという問題にもつながります。
仕事を薄く長くすることよりも、濃く短くすることの方が圧倒的に生産性が上がりその後の成果に繋がりやすくなります。
仕事は長時間働くことが正義だという意識は捨てましょう。
抱え込み残業 (人に振れない)
抱え込み残業とは、ある特定の人が多くの業務を抱え込んでしまい同じ部署やグループ内でも仕事の配分が均等になっていないため、仕事量が多い人が常態的に残業してしまうことを指します。
仕事量が多く抱え込んでしまっている人には主に２つの感情があります。
一つは、仕事を他の人に取られてしまうかもしれないという感情から一度でも他の人に自分の仕事をお願いすると、自分のポジションがなくなってしまうのではないかという不安で他の人に仕事をお願いできないこと。
もう一つは、結局のところ人にお願いするよりも自分で仕事をする方が早く仕事が終わるだろうと思っていることで、自分の仕事がパンパンになってもなかなか人に仕事をお願いできなくなってしまうことです。
このような理由から抱え込み残業を行っている人は、他の人に仕事が振ることができない状態となっているので、「忙しいなら仕事を手伝うよ！」と同僚から声を掛けられても、その人から仕事が出てくる可能性は低いでしょう。こういった場合は、会社や上司から仕事の分担を再検討したり、定期的にジョブローテーションを回すといった方法を組織的に動く必要があります。
がむしゃら残業
がむしゃら残業とは新入社員や入社したての従業員が早く一人前になりたいという気持ちが高いために、残業時間を使ってでも仕事を行おうとすることを意味します。
このようなやる気をなくさせてまで残業を減らすことは、新入社員がいち早く成長するためにはある意味で目をつぶった方が良い場面もあります。新入社員や転職したてでこれから仕事を覚えていく立場であれば、それぐらいのやる気で仕事を臨むことは必要な事だと思います。しかし、大事なことはやる気だけが突っ走って、時間を掛けるべきじゃない仕事に全力で時間を使っていないかということです。
このように時間を使ってするべき仕事じゃない事にも仕事の優劣の判断がなかなかできない新入社員は、全力で時間を投下してしまう傾向にあります。
全ての仕事に全力を注ぐと、残業時間もおのずと長くなってしまうので、与えられた仕事の意味を理解しながらその仕事の重要性を把握することも重要になります。
あまり重要ではなく、緊急性も低い仕事となれば、上司や先輩の許可を得て翌日やそれ以降に回すことで、残業時間は簡単に減らすことができるのです。
残業を減らすための方法
残業削減には組織的な働きや社風の変革が必要になる要素が結構多いです。
例えば"ノー残業デー"を取り入れたり、人員配置や仕事量に対する人手不足は会社や人事部門からの働きかけも必要になります。
ここではまず、個人で取り組める残業を減らす方法を６個挙げていきます。
残業は悪だと認識する
まずは残業することは良くない事という個人の意識から変えていく必要があります。
残業はやって当然、残業することで会社に評価されるといった考えは今は昔。
もちろん職種等によって違いもあるので一概には断言できませんが、可能な限り効率的に仕事を行い、その余った時間で改善や新しい次の事に取り組める人は、一つの仕事を完璧を目指して長時間取り組む人よりも会社から必要とされる人材のはずです。
本当に優秀な人は定時を待たずして、終わらせるべき仕事は片付けてしまっています。
「仕事を早く終わらせる、残業はしないのが当たり前」という意識に変えていくことが残業を減らす第一歩です。
仕事の計画を立てる → 仕事後の予定を作ろう
一日の業務スケジュールを立てましょう。
スケジュールを立てることによって今日やるべき仕事が整理でき、洗い出した仕事の中で何からやるべきなのかという優先順位も同時に付けることができます。
一日のスケジュールを立てて行動することで、無駄な仕事は極力排除できて、今日やらなくて良い仕事は明日以降にするという判断ができるようになります。
今まで就業時間内では特にやらなくてよい仕事をしていて、本当にやるべきことを残業時間にやっていた仕事をスケジュール管理を行うことで、残業時間を大幅に減らすきっかけとなります。
また仕事が終わってから、プライベートの予定を入れることで、「今日の仕事は何時までに終わらせにないといけないから、この仕事は午前中までに片付けて。。。」と目的から逆算して行動することができます。仕事にも集中ができて、きっと残業する必要の無い充実した一日が作れますよ！
キャラ作りする 上司に宣言する
一見して冗談かと思うかもしれませんが残業しないというキャラ作り、印象を周りに植え付ける事は残業をしないという点で重要な事です。特に周りが残業しているから付き合いで残業せざるを得ないような環境であったとしても、残業しないキャラを貫いていけば最終的には「あの人は残業しないだから定時で帰ることが当たり前」の人になっていけます。
またそういったキャラを作りつつ、どうしても今日中に仕上げてしまわないといけない仕事がある時以外は、上司に定時で帰ると宣言をしておくこともありだと思います。
これは上司や周りとの関係性にもよるので、一概に上司にそういったことを話す必要はありませんので、関係性や必要に応じで検討してみて下さい。
一つ注意したいことは、残業してでも完了させないといけない仕事があるにも関わらず、No残業キャラを通して帰ってしまうことはやめましょう！やらないといけない事の責任を果たせていないので、周りやお客様との信頼関係を悪化させてしまうことにもつながってしまいます。
周りと仕事を共有する
一人で多くの仕事を抱えていて自分の周りで比較的時間に余裕のある人がいる場合、周りに仕事を共有(ヘルプしてもらう)できる準備をあらかじめしておきましょう。
残業してしまう原因の一つで、多くの仕事を自分ひとりで抱え込んでしまったり、人に仕事を振れないといった理由が挙げられますが、仕事をずっと一人で持ち続けてしまうといつまでたっても残業地獄からは抜け出すことはできないでしょう。
そしてさらに多忙を極めて、時間に余裕がなくなってくるといざ周りの人に仕事のヘルプをお願いしたい時には、イチからその作業のやり方や作業手順を説明する必要があり、余裕がない中で時間を作っていかないといけないという負の循環となってしまいます。
時間がある時に、自分の仕事を他の人でも対応ができるよう説明や共有をしておくことが多忙な時でも残業を極力少なくできることにつながっていきます。
仕事は100％を目指さない
常日頃から残業をしてしまう人の特徴で、仕事を完璧に仕上げようと100%の出来を目指している人が多くいます。仕事を丁寧により質の高い完成度を目指すことは素晴らしい事ですが、時間を掛かりすぎて残業時間を使ってでもやろうとすることにあまり意味はありません。
実際、お客様への提出資料ではそう簡単にはいかないこともあります。
しかし、社内資料や上司への提出物などに時間を掛けて100%を目指して作業しても、上司からすると時間を掛けて出てきた資料が60%の出来だと判断される可能性もあります。
逆に60%ぐらいの出来だと自分自身思って提出した資料が上司からすると、100%の出来だと判断される可能性も十分にあります。
大事なのは、及第点を取ることです。
ある程度の完成度で提出したものが及第点に達していなければ上司から指摘が入ります。
その指摘に従って改善していけば、自然とより良いものが作れるようになっていくものです。
早めにアドバイスを貰うことで軌道修正が入ったとしても早めに舵を切ることができるので、初回から100%を目指して作業するよりも時間を削減しながら仕事することができるでしょう。
フレックスタイム制度の活用
会社の制度としてフレックス制度を取り入れているような企業であれば、このフレックス制度を活用するのも一つの方法です。
例えば海外と仕事を行っている人はコミュニケーションをとるにも時差が発生してしまいます。
定時後でしか仕事の確認が取れないのであれば、フレックス制度を利用し仕事の開始を遅らせ、終わる時間も後ろにずらすことで残業せずとも就業時間内で仕事のやり取りを終えさせることも可能になる場合があります。社内のチームで仕事をしている人は、フレックス制度を利用することで周りに悪影響が無いかという点は事前に確認しておきましょう！
まとめ
アメリカの駐在員から"残業時間に仕事をしていると恥だ(仕事が遅い)という社内の風潮があった"という話を聞いたことがあります。日本はまだまだ仕事を長時間することが正で、残業することが美だと考える会社や人が多くいるんじゃないかと思います。
会社で働くうえで、本当に終わらせないといけない仕事が残っている時以外、残業することに意味は成すことはありません。日本全体がそんな雰囲気の会社が増えれば良いのですが、組織を動かすことは一個人の想いだけではなかなか難しいことです。
また会社という組織の考えが変わるのを待っていても、果たしていつになることかわかりません。
そうであればまずは個人単位で出来る残業を減らす取組をしていくべきだと思います。
残業を少しでも減らしてプライベートを充実させたいと思っている人は、ぜひ今回の方法を実践してみて下さい。