こんにちは
ウメユキです。
会社に勤めていると報連相(ホウレンソウ)という言葉をよく耳にすることがあると思います。
特に新入社員のうちは特に耳にたこができるぐらい聞くワードです。
「なんで相談しなかった！」と言われたり、時には「そんなこといちいち言う必要ない！」
と言われたり。。。
そんなことが続くと報連相を行うタイミングが分からなくなったりしてしまうことも。。。
中には報連相を上手く使って、上司から評価を得ている人もいます。
今回はそんな報連相が上手い人が押さえているコツをご紹介したいと思います。
報連相とは
報連相とは、報告、連絡、相談の頭文字をとった言葉です。
会社という組織で仕事を行う際には必要不可欠な行為であり、
仕事を一緒に行う人とのコミュニケーションや情報共有を行うことで
ミスなく円滑に仕事を進め、時には大きな商談をまとめるために必要となります。
やらないと怒られるから、なんとなく上司に報告しておこうかという中身を伴わない報連相は
「そんなこといちいち言う必要ない！」と言われてしまう原因となってしまいます。
そうならないように、報連相の基本をしっかりと理解しましょう。
報連相の基本
何のために伝えるのか
例えば営業から帰ってきた際に「○○商事に行ってきましたけど今回はダメでした。」
そんな結果の報告だけだと、なにがダメだったのか、誰と会ってきて、相手のニーズは何だったのか、どんな提案をしたのか そんな情報が一切伝わってこないので、
今後どのように改善していけばよいのか上司からするとアドバイスを送ることもできません。
なんのために伝えるのかをしっかりと目的を理解しましょう。
・アドバイスを求めるため？
・仕事を円滑に進めるため？
報連相を行ってアドバイスを貰った結果、自分自身の成長につながっていきます。
中身の伴わない報連相なら、場合によってはしない方がましな時もあります。
この目的を理解できないと、いつまでたっても上司から良い評価はもらえません。
報連相のタイミング
【報告】
何らかの結果を伝えることが報告なので、物事や仕事が終わったタイミングで行います。
すべき報告が遅れてしまったり、報告が無かったりして後から問題が発生したときには、
「なんで報告しなかったんだ！」というお叱りを受けることになります。。。
基本的には業務が終了した後、時間を置くことなく伝えることを意識しましょう。
【連絡】
連絡は情報を関係者に知らせることを指すので、今後発生する予定が決定したときや
新たに入ってきた更新情報を受けたタイミングで行います。
例えば次の会議の日時や会議室の場所を関係者に知らせるのは、日程や場所が決まった時点ですぐに連絡を入れるのがベターです。
これが遅れると直前で他の予定が入ってしまって参加者が集まらない等の問題が発生する可能性が出てきますので、決定直後にできるだけ早く行いましょう。
【相談】
判断に迷った時や上司や先輩、同僚に意見やアドバイスを求めるときに行います。
日常生活での相談を想像すると、案外無意識的にできているという人は多いと思いますが、
これが仕事となると意外にできていない事もあります。
自分ではわからず、また解決できないと判断したときが相談のタイミングです。
相手のことを考える
報連相を受ける相手の事も考えましょう。
・ただ情報を共有して事実を知ってほしいのか
・アドバイスがほしいのか
・承認がほしいのか
・アクションしてほしいのか
発信者の内容が不明瞭だと、受け手は何をすればよいか、してあげられるかわかりません。
もし自分が報連相を受ける立場となった時に、どんな発信を受けたらわかりやすいのかを想像すると発信する内容もおのずと変わってくるので、報連相する前に一度相手の事を考えてみましょう。
伝える方法
口頭で伝えるのか、メールやチャットを使って文章で伝えるべきかは伝える内容や緊急度によって変わってきます。
【口頭】 : 簡単な内容や、緊急の要件を伝えるとき
【文章】 : 複雑な内容や今後の予定、時間や売上等の数的内容が含まれる内容を伝えるとき
例えば、緊急で報告するべき要件ができたときにメールを使って文章で伝えた場合、
相手がそのメールを見ていない、見れない状況だとするとそれは伝わっていないことになります。
基本的にメールは返信が無ければ一方通行となるので、伝わったことを確認したければ電話や口頭で伝えるべきでしょう。
逆に複雑な要件や記憶に残りにくい数字が含まれる内容は口頭で伝えても相手がピンと来なかったり、後から見直すことができないので、できるだけ文章で伝えることを意識しましょう。
またその内容が緊急性がある内容であれば、
文章＋口頭の二重で伝えることで確実に報連相を行うことできます。
評価される！報連相が上手い人が押さえているコツ
報告
- 途中で報告を挟む
報告を行うのは物事は仕事が終わったタイミングが基本だと述べましたが、
報告が上手い人は仕事の進捗具合を見極めて途中で報告を挟んでいます。
例えばいつも上司に報告しているこの仕事は通常定時までに終えられるけど、
急な他の仕事が入ってきて、定時までに仕事を終えられそうにないとなった時に、
その旨の報告と共に、
・なぜ定時までに終えられないのかの理由
・大体何時ごろまでに終えられるのかの見込み時間
を伝えることができるか、できないかでは上司からの印象はかなり変わってきます。
- 結論から述べる
これもビジネスの基本ですが、報連相が上手い人は結論から伝えて、
取り組んだ内容や、その過程、どのように結論に至ったのかを後から伝えていきます。
相手としては、結果や成果を一番最初に知りたい訳で、結論が最後に来ると途中で、
”で結果はどうだったんだ”という気持ちになってしまい途中の内容や過程の話は
全然伝わっていない状況となってしまいます。
これでは本当に伝えたいことが伝わらず、相手からすると伝えるのが下手な人という印象を与えてしまいますので、まず最初に結論から伝えるようにしましょう。
連絡
- 連絡は出来るだけ広く行う
連絡事項は一部の人にだけ伝えるのではなく、関係者全員ん伝えることが大切です。
一部の人だけに連絡がいっている状態だと、あとからそんな話聞いていないと連絡の言っていない関係者からクレームが上がる要因となります。
クレームが上がるだけでなく、業務に支障が出てしまうと、なぜ関係者全員に連絡をしなかったんだと！と説明責任に追われます。
後になって、一番最初に全員に伝えておけば。。。と後悔してしまいます。
上手い人は連絡を極力広く伝わるようしていますし、誰に伝えるべきか悩むような内容だと、上司に相談してから連絡するような対応を取っています。
- 連絡事項は明確にする
連絡事項は誰が見ても同じ認識となるよう曖昧な内容にしないことが重要です。
見た人によってとらえ方が違うような曖昧な内容だと、
こう思っていたから準備していた資料をいちからやり替えないといけないじゃないかということにつながる可能性もあります。
言葉の語尾で"～かもしれません"や"～と思います"というような表現も控えましょう。
また、連絡事項が変更となる可能性がある場合はこれは仮連絡だから、
「後から決定事項を改めて連絡します。」とあらかじめ伝えて置くことも大切です。
相談
- 内容を具体的に伝える
相談したい内容がそもそも具体的でないと、相手からするとどんなアドバイスを送ってあげればよいのか状況を把握することができません。
結局何が言いたいんだ？となってしまう前に
現在の状況説明、何に悩んでいるのか、相手に何を求めているのか、結果的にどうしたいのか等を具体的に伝えましょう。
- 自分の意見を述べる
具体的に内容を伝えたうえで、「私はこのように思っているのですが」と添えましょう。
相談を受ける側としては、状況の把握と相談者の意見に対してより具体的なアドバイスを送れるようになれます。
またこうしてまずは自分で考えて自分なりの意見を見い出すことを癖づけておくと、
この人は自分で考えてある程度意見を述べられる人だと評価されることにつながります。
- 相談すべきことを見極める
今後の仕事の方向性やその決定がその後悪い方向に進んでいくかもしれないと感じた時が相談すべき最終のタイミングです。
その相談の最終タイミングを逃し、仕事が悪い方向に進んでいってしまうと、「なぜ相談しなかったんだ！」となります。
上手い人は相談するべき見極めをしっかりと行い、すべきタイミングで相談を行っています。
また相談が上手い人は、相談することがその人との距離を縮めることをよく理解しています。
相談される側はよく相談される人と全然相談されない人とを比べた時に、よく相談される人のことを信頼します。
上司は部下の仕事を管理することが仕事の一つでもあるので、報連相が上手い人はこのことをよく理解して、相談するべきタイミングや頻度を見極めているのです。
まとめ
報連相をしっかりしなさいと特に新人の時はよく聞くことがあると思いますが、
何をどのようにすべきなのか教えてくれることは思いのほか多くありません。
たかが報連相、されど報連相
報連相を上手く使いこなして上司からの評価をあげることも可能です。
目的を使いどころを身に着けて評価される人に成長しましょう。