こんにちは
ウメユキです。
新入社員で入社するときや転職して新しい環境で仕事をスタートした時は、
出来るだけ早く仕事を覚えてやる！と誰もが意気込むはずです。
しかし現実はその逆で、なかなか覚えられず気落ちしてしまったりすることあると思います。
ぼくも転職経験があり、新卒入社時や転職時には早く覚えたい一心で不安や焦りを感じました。
今回は仕事を早く覚えるコツや意識すべきことをぼくの経験も交えて解説します。
仕事を早く覚えられる人と覚えられない人の違い
まず第一に仕事の『早い』や『遅い』は他人が判断することであり、
自分が自己評価することではありません。
新しい仕事のスタート時期はこの事実が頭から抜けてしまい、
なかなか仕事が覚えられない自分は仕事が『遅い』と落ち込んでしまうかもしれません。
仕事を覚えるのが『早い』人はこの事実がしっかりと頭の中にあり、
自分の仕事を誰が評価しているのかをきちんと理解しています。
『相手が自分をどう思うか』という視点に立って仕事をすることができるので、
評価者にとってのベストは何かを考えることができます。
このことを意識できることで、
仕事を覚えるのが『早い』だけではく、仕事が『デキる人』という評価につながります。
覚えられない人
- メモ取らない、メモが苦手な人
仕事を教わる立場からするとわからない事だらけで、メモを取ることは当然の行為です。
メモしない人や重要な点をメモすることができない、言われた事を全部メモしようとする、いわゆるメモが苦手な人はその仕事について理解するのに時間がかかる事になるでしょう。
メモが苦手な人はまずは上手なメモの取り方を学ぶことをおススメします。
- 聞かない
わからない事をそのままにしてしまう、確認を行わない人は仕事の覚えが遅いだけでなく間違った理解で仕事を覚えてしまうことにつながります。
間違った理解のまま仕事続けると、後々必ずミスを起こします。
質問の連発が気が引けると思う人もいますが、業務を教える立場を考えると、聞かれずにミスされる事が最も嫌うことを意識しましょう。
ミスされる立場を考えることで自然と些細なことでも確認しておこうという意識が働きます。
- 責任感がない
自分は会社に入りたてだからわからなくて当然と考える人や、ミスしても自分は新人だから仕方ないで片付けてしまう人は、仕事もなかなか覚えられません。
もちろん他の人から見たときには新人だから、若手だから仕方ないがないと評価されますが、それを開き直って自ら仕方がないと考えてしまう人は同じミスを繰り返してしまいます。
覚えが早い人は、ミスを自分の責任ととらえ失敗から学んで次に活かしています。
- 仕事範囲を決めている
与えられた仕事をこなせばよいという姿勢では、仕事を早く身に付けることができません。
指示待ちではなく、与えられた仕事が早く終わった際に、
次の指示を尋ねる積極的な姿勢が仕事を早く覚えることにつながります。
覚えらる人
- 素直
教えられたことを素直に実践できる人、わからないことをわからないと素直に言える人
こういった素直な人は仕事を教える立場の人からも
"仕事を積極的に教えてあげたい"と思われることが多いです。
仕事を教えてもらえる機会も増えるので結果的に仕事を早く覚える事につながっていきます。
- 状況理解ができている
仕事の覚えが早い人は、今教えてもらっている仕事がどんな事から発生する仕事でどんなことに繋がる仕事なのかをイメージしながら教わっています。
その仕事の前後関係を把握、理解出来ていると仕事を教えてもらう際に全体のつながりが見えてきますので、仕事の覚えも早くなります。
- プライドを捨てられる
前の会社ではこのやり方だったからこの方法は違う！
自分の方が知識量があるからこのやり方は間違っている！
と思って仕事を教えてもらうのと、
前の会社では違うやり方だったけど、こんな方法もあるのか！
自分の方が知識量はあるけど、自分の知識を組み合わせたらこうなるんじゃないか！
という考えを持ちながら教えてもらうのでは、頭に入ってくる情報量が変わってきます。
仕事を早く覚えたいのであれば一旦、知識量があるから、経験値があるからというプライドは捨ててしまう方が良いでしょう。
仕事を早く覚えられる人が意識していること、コツとは？
では仕事の覚えが早い人がどういったことを意識して、実践しているのか見ていきましょう！
『見る』『聞く』『読む』を意識
- 『見る』
他人の技術を目で盗むと言われるように、周りの人の仕事を見るということは非常に大事なことです。ただ見ているだけでは、あまり意味を成さないので重要だと思うことやわからないことはメモを取るようにしましょう。
- 『聞く』
わからないことは素直にどんどん聞く事も仕事を早く覚えるためには必要なことです。
上記の『見る』部分で記載した、わからないことをメモした内容は積極的に『聞く』ようにしていきましょう。わからないことをそのまま放置してしまうと、いつまでたっても仕事は覚えることはできないです。
- 『読む』
職種によってはメールでのやり取りが発生する仕事もあります。
メールのやり取りは相手の顔が分からず、会話と違って感情が読み取りにくい事があります。
「行間を読む」・・・文章には書かれていないが筆者が本当に伝えたい「隠された意図や意味合いを読み取る」ことを意味する言葉がありますが、文章を読んでどういったことを意味しているのかを読み取ることも仕事をする上で大切なことになりますので、どんな意味が含まれているのかわからず自信がない場合は周りに人に積極的に聞きましょう！
選択肢を作る～まずは自分で考えてみる
わからないことを聞く前に自分で答えを導く努力は怠ってはいけません。
一度自分なりの答えを導き出して、
『私はこのように考えてこうだと思いましたが、いかがでしょうか？』と質問をするのと、
『ここがわからないので、教えてほしいです。』と聞くのでは一回質問するにしても、
前者では一度自分で考えて、ある程度の予測を導き出すという行為が発生しているのに対して、
後者は思考が停止している状態での質問なので吸収できる情報量や経験値が違ってきます。
全体の仕事を理解する
教えられたことを頑張って覚えることは大切です。がしかし仕事の覚えが早い人は教えられた仕事の前後左右の関係性を意識しながら教わっています。
今教えられている仕事はどう言った流れで発生して、どんな条件があり、その後は何につながって最後はどうなるのかまでを一連の仕事の流れとして理解する努力をしてみましょう。
これら全体の仕事を理解していると、いつもとは違う事態にも応用が利くようになります。
ぼくが転職したときに実践したこと
ここからは実際に営業職から貿易実務職へ転職したぼくが実践したことをご紹介します。
自分のマニュアル作成
最初に業務や社内管理システムの操作といったマニュアルを用意してもらることがあります。
例えばパソコン操作をする業務の場合、これらのマニュアルを見ながら実践を重ねて仕事を覚えていくことになりますが、実際にマニュアルを見ながら操作を繰り返していると、マニュアルとパソコン操作を行ったり来たりするので、今自分がどんな操作をしているのか見失うことがあります。
また多くの場合、マニュアルはある特定の操作や作業に特化した説明となっていることが多い為、先に記載した全体の仕事を理解するということが難しくなります。
そこでぼくの場合、マニュアルからインプットした事、その前後左右関係を聞いて理解したことを実践し、自分でイチからマニュアルを作ることでアウトプットを行いました。
仕事を早く覚えたいのであれば、インプットしたことを何らかの形でアウトプットすることが非常に大切です。
ぼくのようにマニュアルを作成するのもひとつだと思いますが、違う方法として教えてもらっている先輩等にお願いしてあえて教えてもらったことを、逆に先輩に説明するような場を設けてもらうことも一つです。
人は教えてもらっているときは何となく理解しているつもりになりますが、いざ人に教えるとなった場合なかなかうまく説明が出来なかったり、人に理解してもらうための自分の理解が足りていないことに気づきます。
そのポイントに気づいて理解を深めることが仕事を早く覚える一番の近道です！
纏める時間を確保
教えてもらっていることを聞きながら、内容を必死にメモを取っていると後から見直したときに『これ何のメモだったかなー？』とわからなくなることがあります。
"メモを取った" ＝ "覚えられた" ではありません。
ぼくは教えてもらっていることが一段落した時に、今教えてもらった内容を纏める５分の時間を先輩にお願いして貰っていました。
もちろんメモを纏める時間でもありますが、同時に復習する時間にもなるのでこの時間は確保すべき時間だと思います。
徹底的に聞く
上記でも何度も記載していますが、ぼくも実際にわからないことはうやむやにせず先輩にたくさん聞きました。
その中で意識したことが下記の３点です。
- 自分で実践してわからないポイントを質問する(不明点を具体的に詳細にする)
これは教える立場に立てばわかることですが、
全体の事を質問されるとどこからわからなくてどう答えたらよいか困ります。
『今この作業をしていて、ここのコマンドを押した後にこんなエラーが出てしまいましたので、対処法を教えてください。』と聞く方が教える立場としてエラーの状況が把握できるので、より詳細の回答をしてもらるので、質問はできるだけ詳細化しましょう。
また聞くこと、質問することは新人時代の特権です。ある程度の時間が立ち一般的に新人でなくなったのに新人と同じような質問をしていると"この人仕事全然覚えらえていない" という印象を持たれてしまいます。
この新人時代に聞けない人は仕事の覚えも遅く、成長もなかなかできないでしょう。
- 同じ質問は可能な限り繰り返さない
同じ質問を何度もする人は嫌われます。
教える立場の人は仕事の全体把握しているので、教えられる立場の人よりもここは過去に教えた内容であると記憶があるものです。教えてもらっている人の時間を奪うことになるので一度聞いた内容はメモを取って、同じ部分でわからないのであればメモを振り返りましょう。
そうなれば教える側も、"この人にはどんどん教えたいな" という気持ちになってきます。
- 自分なりの答えを提示して、意見をもらう
ただ単に質問するだけではなく、『自分はこう考えましたがどうでしょうか？』 と考えを示してから意見を聞くように意識していました。
これは自力で答えまで行きつき、仮にその答えが正解だった場合、それは成功体験として自分の経験値となるので仕事を一つ覚えたということになります。
また努力して答えまで行きつこうとする姿勢をアピールできるので、仕事を覚えられるだけでなく仕事に対する良い評価をもらえることにも繋がります。
報連相を徹底する
ビジネスにおけるコミュニケーションの基本である
「報告・連絡・相談」を必要以上に行うよう意識しました。
これは自分の仕事の進捗具合や理解度がどこまで進んでいるのかを報告するとともに、相手に対して自分の状態を情報開示することで
『かなり理解できているから、次はこれを教えようか！』や
『ここがまだ理解できていないからこのポイントを重点的に指導しよう！』
と適切なアクションを取ってもらえます。
こういった本当に必要なアクションを取ってもらえるので、いち早く仕事を覚える事ができます。
報連相の詳しい記事
まとめ
仕事を始めてたて時は不安と焦りで滅入ってしまうこともあると思います。
しかし仕事の覚えが「早い・遅い」は自分で決めることではなく、周りの人が評価するものです。
その点を忘れてしまうと、冷静な判断ができずミスしてしまったり、または自分は仕事の覚えが早くデキる人間だと傲慢な人になってしまう可能性があります。
その前提を念頭に置いて、自分ができることを徹底して努力を続けていくことで、周りから覚えも早くデキる人と認めてもらえることにつながっていきますので、
今回ご紹介した方法を参考に、自分のやり方に合った方法を実践してみて下さい！