こんにちは
ウメユキです。
海外とのやり取りや貿易関連の仕事を担当すると。。。
海外との時差で遅くまで仕事をしないといけないのか？
残業はどれぐらいなのか？
今回は電気メーカーで貿易事務を担当するとどんな１日の業務スケジューなのか、
残業はどれぐらいなのか１日の例と一緒にご紹介します。
貿易実務の１日の仕事の流れ
8:00 出社 - メールチェック
海外とやり取りでは時差が発生するため出社時にメールが溜まっているいることがあります。
メールチェックを行いながら、今日１日の仕事を段取りしていきます。
9:00 始業 - 問い合わせ対応
海外からのメールで納期の問い合わせや出荷依頼等に、返信対応をしていきます。
10:00 倉庫への出庫依頼作成
依頼のあった出荷対象機種を選定し倉庫へ梱包、出庫依頼をします。
11:00 出荷書類の作成
船済み書類や通関に必要な書類を作成します。
繁忙期には１日の出荷件数が５～６件になることもあります。
12:00 昼休憩
休憩は１時間
会社によってはお昼休みが４５分、他で小休憩がある会社もあります。
13:00 打ち合わせ
打ち合わせは部内、社内であったり生産工場と打ち合わせがあり内容は多岐にわたります。
-部内打ち合わせでは改善活動の内容や役割分担の話が中心
-社内打ち合わせではプロジェクトの進捗状況、営業情報の共有等、内容は様々
-生産工場との打ち合わせは主に納期関連、生産状況等を確認
14:00 会議資料作成
海外顧客とのテレビ会議の為に打ち合わせ資料を作成、最終調整を行います。
15:00 海外とのテレビ会議
海外顧客との打ち合わせを行います。
頻度は２回/年～１回/月と担当者によって様々
担当者によってはそういった打ち合わせには参加しない担当者もいます。
17:00 議事録作成
テレビ会議の議事録を作成、また会議中に出てきた確認事項を調べます。
18:00 退社
※もちろん上記のスケジュールは日によって中身が変わります。
勤務時間・残業時間
「勤務時間」
多くの会社の場合勤務時間は 9:00 ～ 17:00のパターンが多いかと思います。
会社によっては、前後1時間から30分程度始業や終業早かったり遅かったりするパターンもあり、
またフレックス制度を導入している企業で働けば、
海外の時差に合わせて 11:00～始業出来るケースもあります。
「残業時間」
残業時間は時期によって大きく変わります。
月末や月初は月締め作業や回収管理の関係で比較的残業が多くなる傾向にあるので、
月末/月初の平均残業時間は約１～２時間/日
また祝日や連休前には、出荷を前倒しで行ったり様々な調整が必要となり、
休み明けには溜まった海外からの問い合わせに対応するために残業することがあります。
連休の日数や問い合わせ件数にもよりますが、
遅い場合で約３～４時間(20:00～21:00退社)の残業を行うこともあります。
月によって、担当者によっても多少変わりますがぼくの場合は、
月平均残業時間は約５～１０時間ぐらいのパターンが最も多いです。
この残業時間が多いか少ないかは人によって見方がかわると思いますが、
時差が発生する海外とやり取りを行う業務でこれぐらいの残業時間であれば、
結構少ない方じゃないかと個人的には思います。
まとめ
海外とのやり取りは時差の関係で帰宅時間が遅くなってしまう
というようなイメージがあるかもしれません。
確かに緊急性の高い案件が入ってきたときには、残業が強いられることがありますが、
これは海外とやり取りを行う仕事特有のものではありません。
海外の顧客も時差の事はある程度理解をしているので、
緊急性の高いものでなければ回答を翌日に持ち越すということも可能です。
翌日に持ち越しても許される信頼関係を築くことが大事になってきます。
ということで、
メーカー貿易事務を担当するとどんな１日の業務スケジューなのかの一例をご紹介しました。