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これであなたもプレゼン上手！評価されるプレゼン資料の作り方

こんにちは
ウメユキです。

ビジネスパーソンとして仕事をしていると、社内会議や顧客向け、様々な場面でプレゼンテーションを行う機会が多くあることでしょう。
今回は社内外プレゼン資料を日々作成するぼくが見やすく、伝わりやすく、評価されるプレゼン資料の作り方をご紹介します。

プレゼン資料作成の前に！

いきなりプレゼン資料を作ろうとしても良いプレゼン資料は作れません。
では何から始めればよいのでしょうか。

まず最初に何を伝えたいのかというメインのメッセージと
伝えた結果何を得たいのかというゴール設定を行うことです。

【メインメッセージを考える】
メインメッセージ＝結論です。
これを決めずにプレゼン資料作成を始めてしまうと、メッセージ性の無い資料となり
結局何が伝えたかったのか良くわからなかったなぁ。。。ということにつながってしまいます。

例えばこのプレゼンで商品の
「品質の良さを伝えたいのか」
「安さを伝えたいのか」で作る資料は180度変わってきます。

まずメインメッセージを明確にしましょう。

【ゴール設定を明確にする】
伝えたいメインメッセージが決定後、次は伝えた後、聞き手にどのようなアクションをとってもほしいのかを考えましょう。

「品質の良さを伝えて商品開発へ進めるための社内承認が欲しいのか」
「安さを伝えて他社から自社ブランドへ置き換えてほしいのか」
聞き手にどのような行動をしてもらえればこのプレゼンの目的達成基準となるのかを明確に定めることはとても重要です。
その行動どのように導くのかゴールへの導線を考えていきます。

実際にプレゼン資料作成の前にどのようなプレゼン資料にしていくの構成を考えることが
プレゼン成功の為に必要な８割以上を占めるといっても過言ではないです。

良いプレゼンとは？

良いプレゼンはどんなプレゼンなのでしょうか。
良いプレゼンとされるものには必ず含まれている要素としては、以下が挙げられます。

  • 資料がシンプルで見やすい

    • 文字でいっぱいになっている資料はどの部分を伝えたいのかキャッチしにくいです。
    グラフや図を使用して文字の比率を減らし、その分口頭説明で補いましょう。

  • 伝えたいことがはっきりしていて、メッセージとして的確に伝わってくる

    • 前項記載の通り何を伝えたいのかを明確にできるかどうかがプレゼン成功のカギとなります。
    その為の事前準備と全体構成に熟考することが非常に重要です。

  • 聞く人の立場や目線をわきまえた伝え方ができている

    • 伝えたいメッセージを発信者の目線だけで考えても、聞き手にとって分かりづらい内容であれば良いプレゼンとは言えません。
    常に聞き手にとってどういう発信内容が理解してもらえるかを意識しましょう。

    主旨が明確で分かりやすいプレゼンは、上記の要点がきちんと押さえられています。
    またプレゼン資料と口頭説明のバランスが良く、要点が把握しやすい内容にまとめることが大切です。

    より良いプレゼン資料作成テクニック

  • 資料作りはパワーポイントがおすすめ

    • パワーポイントは資料作りの為に開発されたソフトであり、プレゼン資料としては最適のツールです。
    アニメーションを付けて視覚的効果を与えることができ、プロジェクターに映しす場合、手元のパソコンではあらかじめ用意したカンニングメモを見ながら発表できます。
    また、タイマー機能もあるので時間管理もしやすいのでパワーポイントはプレゼン資料の定番となっています。

  • 文字は少な目に

    • 文字は極力少なく抑えましょう。
    文字がびっしりと埋め尽くされた資料だと聞き手としては、文字を読むことに集中してしまい、同時に口頭説明があてもちゃんと伝わりません。

  • 図解でできるだけプレゼンしましょう

    • グラフや表を使い一目で分かる資料にすると、シンプルだけど伝わりやすい資料にすることができます。
    また、グラフでも伝えたい(強調したい)部分を色分けするなどすると、より効果的です。

  • 文字サイズで効果的に

    • 文字を並べる場合はより伝えたい部分の文字サイズを大きく変更しましょう。
    例えば通常の文字サイズを20Ptで統一した場合、強調したい部分は32Ptにするなど
    文字と文字の隙間を調整することで、文字も効果的に見せることができます。

  • １スライド１メッセージ

    • 基本的にパワーポイントのスライド１枚に対して、伝えたいメッセージは１つにしましょう。
    ２つ以上のメッセージを１枚のスライドに含めると、文字数量がどうしても多くなったり資料内容が煩雑になってしまいます。
    また、メッセージ性の無いスライドは使わないようにしましょう。
    このスライドでは何が言いたいの？と思われてしまうとその前後のプレゼンもなかなか伝わりにくくなる可能性があります。

    まとめ

    プレゼン資料を作成する際に大切なことは、無駄を省いていかに聞き手の心に刺さる内容になるかどうかです。また資料がどんなに完ぺきな出来であっても、発表するプレゼンターがしっかりとそれを発信できないとプレゼン成功とは言えません。
    資料はあくまで脇役、主役はそれを発表する人です。そのバランスをきちんと使い分けて初めて評価されるプレゼンと言えます。

    一つ一つの要素でも突き詰めれば奥が深いですが、全体を少しずつでも改善していけば劇的に良くなる資料に出来るはずです。
    プレゼン資料に苦手意識を持った人でも、これらのポイントを押さえてあなたもプレゼン上手になってしまいましょう！

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