こんにちは
ウメユキです。
会議に参加すると
議事録を取ってほしいとよく頼まれることがあるけど、簡単にメモを取る方法はないのかな？
聞き逃しをしてしまった時の再確認に気が引ける。
議事録を取ることに必死で、自分から発信の機会がなかなか取れない。
といった議事録を取る時の悩みを解決するテクニックを解説します。
是非お役立てください。
議事録のメモが追い付かない、聞き逃しをしてしまう理由
議事録でメモが追い付かず後半の会話を聞き逃してしまい、
内容が分からないまま次のトピックに移ってしまった。
なんていう経験をしたことがある人もいるかもしれません。
そこには以下のような理由があります。
取捨選択ができていない
議事録に記載が必要な内容と、不要な内容の区別ができていないことが考えられます。
この内容は議事録に記載するべきなのかどうかといったことを考えている間に
どんどん会話が進んでいくので、聞き逃しが発生して、
結果的に理解度の低い内容しか頭に残らない＝議事録にも書けないということになります。
会話の全部をメモろうとしても、無理があります。
>>>議事録に記載するべき最重要な事項は"決定事項"と"今後のアクション"です。
下記記事で、議事録の基本的な書き方と例文を紹介しています。
会議内容の把握度合いが低い
会議で話される内容に対して知識、勉強不足だと話されている内容自体が理解できないということが考えられます。
特に専門用語がバンバン飛び交う会議だと、使われる専門用語の意味を知らなければ、
何を言っているのかわからないというようなこともあるかもしれません。
そんな頭がパニックになった状況だと、メモする手が止まったり、
聞き逃しをしてしまうということが考えられます。
タイピングスキルが低い
これは手書きでメモをする人には当てはまらないことですが、
パソコン等でメモを取る人で仮に会話が聞き取れて内容が理解できても
メモするタイピングに時間がかかってしまうと、
会話がどんどん進んで結果的に追い付かないということになります。
上記は聞き逃しをしてしまったり、メモが追い付かない理由の一例ですが、
そういったことを改善するためにはどうすればよいのでしょうか。
次でご紹介します。
議事録のメモを簡単に取る４つのテクニック
耳から入ってきた情報をメモして議事録を作ることは紙とペンだけではなかなか難しいことです。
そこで実際に役に立つ４つの方法をご紹介します。
音声レコーダーの使用
携帯電話の機能についている音声レコーダーを使用します。
聞き逃しをしてしまっても、会話の一部始終を後から聞き返すことができます。
※会議の冒頭で、議事録を作成するので録音する旨を周知するのがベターです。
録音されていることを知らずに、後から知ったとなると嫌な思いをする人もいるかもしれません。
また最近では在宅勤務の増加からオンラインでのウェブ会議が主流となりつつあり、
Zoom、Teams、Webex等のWeb会議サービスを利用する機会があるかもしれません。
そういった場合には、各サービスのレコーディング機能を使うことで、
音声だけでなく画面の録画も同時に行うことができるので、
画面共有による説明があった際でも、後から見返すことができます。
アジェンダからの引用
アジェンダとはビジネス用語で使われる場合、
会議の議題として予定している内容をまとめたものを意味します。
このアジェンダは事前に会議の内容をまとめておき参加者にあらかじめ伝えることで、
会議を効率的に進める目的があります。
アジェンダの中には詳細なグラフや数値データを含んでいるような情報もありますので、
そういった情報を引用し、会議で決定された結論を整理して議事録に記載することで
より見やすい仕上がりになります。
見やすい議事録にはアジェンダから抜粋して上手く利用することも1つのテクニックです。
議事録用メモ用のテンプレートを活用する
あらかじめ議事録でメモを取る用のテンプレートを作成しておきます。
テンプレートを準備して、利用することで白紙の状態から議事録を書くよりも
効率的にメモを取ることができます。
例えば、テンプレートには下記のような項目欄を作っておいて、
誰がどんな内容を発信して、結論に至ったか、メモする枠をあらかじめ分けておくだけでも
メモする効率は格段に上がります。
質問すること
やはりわからないことは周りに聞くことが誤った議事内容を記載してしまわない為に大切であり、
最も確実な方法です。
聞き逃しをしてしまった時の再確認に気が引ける気持ちはすごくよくわかりますし
できれば会話を止めたくないですが、
・会話を止めて確認を行い正しい議事録作成
・その場では確認せず間違った内容の議事録作成
を比較したときにどちらが正しい行為なのかは間違いなく前者です。
間違った議事内容で提出したとしても後から必ず指摘が入ります。
指摘が入ると修正が必要となり、自分が内容を理解できていないと周りへの確認が必要となります。
結果的に遅かれ早かれ確認が必要となるので二度手間となります。
議事録は参加している人だけではなく、
参加されていない人も目を通す資料ですので間違った内容で作成することはできません。
そのためにもわからないことはわからないまま済ますのではなく、
会話を止めてでも正しく理解、記載することが重要です。
わからないことは訊く、質問ができることも能力の１つです。
まとめ
議事録をお願いすることは簡単でも、お願いされる側は意外と大変なものです。
大変な思いで作った議事録の内容がイマイチだと今後の評価に関わってくるケースもあります。
そんなことにならないように事前の準備を行い、ツールをうまく利用しましょう。
スムーズ、スマートに議事録を作成できるとなれば上司の評価も上がります。
またわからないことを訊く行為は、積極性や自身の存在をアピールするチャンスでもあります。
あとは回数を重ねることで慣れてきて、拾うべき会話のポイントも見えてきます。
段々と会議の内容も把握出来てきて、仕事全体の理解スピードも速くなるので、
議事録を取る機会があれば是非トライしていきましょう！