議事録の書き方「例文付き」ーポイントを紹介

こんにちは
ウメユキです。

社内会議の場で議事録を取ってとお願いをされたけど、
今までそんなもの作成したことがない。。。
そもそも議事録にどんな事を記載していけばいいんだろう？
見やすい議事録を取るにはどういったことを意識すればよいのかな？

などなど特に会社に勤め始めた新入社員に回ってきがちな仕事の一つで、
そういったお願いに不安を感じたことはないでしょうか。

そのような不安を払拭する為に今回は議事録を作成するポイント、
どうすれば見やすい議事録を作成できるのかをテーマに説明をしていきます。

議事録を取る目的を知る

まずは議事録を取る目的は理解しましょう。
議事録とは主に会議の議論内容の記録を残す役割を持ちます。
会議での
・決定事項
・決定までの背景、経緯
・今後の課題、やるべきことの記載
等を主に記録していくことを目的としています。

これらを記載することで、会議の後から見返すことができます。
また会議に参加しているメンバーだけでなく
不参加者もどういった決定に至ったのか知ることができます。
これに加えて、後から会議の内容でメンバーとの間で認識の不一致が発生した場合には、
会議で決定された内容の証明として議事録を用いられる場合もあります。

ぼくも実際に何度か経験している話ですが、社内会議の場で決定された事柄に反して、
クレームじみた意見をされたことがあります。
そういった際には議事録を用いて、"この会議でこういった経緯からこういった決定がされています、だからこういった方向性で仕事を進めています。"
と明示することができます。

ですので、みんなが見える形で記録に残すことが目的であり重要になります。

議事録作成の基礎構成

まずは会議がいつ、だれと、どんな内容の会議なのかを記載する必要があります。
【ヘッダー部分】
・会議名
・時間
・場所
・参加者
敬称略として、敬称(様、さん、役職等)を付けない事が多い

【会議内容】
実際の会議内容記載していきます。
※ポイントとなるのが以下3点

５W１Hを意識して記載すること

５W１HとはWho(だれが)、 When(いつ)、 Where(どこで)、 What(なにを)、 Why(なぜ)、 How(どのように)を指す言葉です。
５W１Hをを意識して記載することで情報の主旨が明確となり、
相手に伝わりやすい記載内容に仕上げることができます。

決定事項と今後のアクションを明示

会議の中では議題に対しての課題や、解決法、方向性や決定事項が示されます。
決定事項と今後のアクションを記録することは、
議事録を取るうえで最も重要なポイントと言えます。

次回会議開催予定の記載

もしわかっていれば、次回開催される会議の予定日時を記しておきます。

上記が大まかな議事録構成で、
各ポイントを意識することにより、分かりやすい議事録の作成が行えるでしょう。
また、別のポイントとして"ですます調"ではなく"だ・である調"で統一することが望しく、
要点を箇条書きで纏められている内容があると読み手にとって
短時間で要旨を把握しやすい議事録になっていると言えるでしょう。

議事録例文

まとめ

議事録を目にすることはあっても、作成したことのある人は案外少ないかもしれません。
しかし会議や打合せに参加する以上いつ"議事録取っておいて"とお願いされるかわかりません。
頼まれる場合は、直前にお願いされることも少なくありません。

その際に困らないためにも、議事録を作成するポイントは押さえておいた方が良いでしょう。
また議事録を取る機会があれば積極的に手を挙げましょう。

仕事に取り組む姿勢を上司にアピールできるだけでなく、
話し合われた内容をしっかりと記載していかなければならないので、
会議の内容をより深く理解でき、自分自身の成長につながっていきます。